В этой статье мы рассмотрим вопрос об автоматизации предприятий малого бизнеса. В частности речь пойдет об микропредприятиях с численностью персонала до пятнадцати человек.
Малый бизнес имеет ряд особенностей: небольшой штат сотрудников, скромный оборот и ограниченные активы. Одна из проблем, с которыми сталкиваются малые компании, заключается в том, что они не могут создавать отдельные структурные подразделения, такие как маркетинговый или технический отделы, и содержать специалистов во всех областях деятельности, а на передачу задач на аутсорсинг не всегда есть средства. Владельцы предприятий обычно самостоятельно решают множество вопросов, что заметно затрудняет эффективное управление компанией. Автоматизация способна значительно облегчить труд предпринимателей. Рассмотрим ключевые аспекты, которые можно автоматизировать.
Автоматизация документооборота.
Автоматизация процессов в компании часто сводится к использованию Excel, который, является мощнейшим инструментом для этих целей. Однако у Excel есть свои ограничения: риск ошибок ручного ввода, отсутствие расширенного маркетингового анализа и инструментов для работы с большим объёмом данных.
Несмотря на популярность этой программы, её освоение сотрудниками может быть сложным. Бухгалтеры и офисные работники обычно хорошо разбираются в Excel, но производственные специалисты могут испытывать трудности при написании отчётов, планов или составлении заявок.
Из реального примера:
Простая задача для продавцов магазина — периодически создавать документ Excel с товарами для размещения на Avito — оборачивается рядом сложностей: постоянные ошибки при вводе данных о товаре, путаница и потеря файлов, а порой откровенный саботаж со стороны работников. В результате мы сделали небольшое приложение, где продавцы просто ставили галочки напротив нужных позиций и убирали их, если товар нужно было удалить. Всё это благополучно загружалось и публиковалось на Avito. В результате экономия времени.
К сожалению, бывают случаи, когда недобросовестные сотрудники при увольнении копируют важные файлы с рабочих компьютеров и переходят к конкурентам, что приводит к потере клиентов и поставщиков. Хотим подчеркнуть, что речь идёт о небольших компаниях, где нет системного администратора и специалиста по информационной безопасности. В таких ситуациях возникает необходимость использовать более сложные системы с распределённым доступом.
Автоматизация процессов управления предприятием.
В небольших организациях управление задачами и их учёт, часто осуществляются через группы и чаты в мессенджерах. Однако нередко обсуждение рабочих вопросов превращается в обмен шутками, мемами и забавными историями из интернета, в результате чего важная информация теряется и к ней невозможно вернуться. Именно здесь на помощь приходят CRM-системы, решающие эту проблему.
CRM (Customer Relationship Management) автоматизирует рабочие процессы внутри компании и упрощает координацию сотрудников для руководителей. Инструменты системы включают планировщик задач и рабочий календарь, что позволяет делегировать и перепоручать задания менеджерам и бухгалтерам, распределяя нагрузку между людьми. Система также предоставляет аналитику и статистику, прогнозирует результаты и обеспечивает контроль. Более того, эти системы синхронизируются с веб-сайтами, социальными сетями, мессенджерами и другими инструментами, обычно использующими облачные технологии, и предлагают множество дополнительных функций, включая маркетинг, позволяя работать из любой точки мира при наличии интернета.
Следует отметить два ключевых недостатка: современные коммерческие решения сложны, содержат избыточный функционал, и требуют много времени, чтобы не только разобраться, но и внедрить их в бизнес-процессы. Иногда даже может потребоваться привлечение отдельного специалиста для индивидуальной настройки системы, а это существенно увеличивает издержки.
Дисциплина сотрудников при внесении данных в систему. CRM не заменяет человека: основную работу можно выполнить в Excel. Однако внесение данных, загрузка файлов и запись результатов звонков клиентам остаются за человеком И зачастую это становится проблемой.
На рынке существует множество разнообразных решений на любой вкус, цвет и кошелёк.
Однако в компании не всегда есть специалисты, способные разобраться в этих инструментах и внедрить их в бизнес-процессы, да и немалая цена отталкивает руководителей от использования таких инструментов. В связи с этим на рынке всё ещё присутствует огромное количество компаний, которые продолжают использовать устаревшие методы работы, такие как блокноты, рабочие тетради, стикеры и группы в мессенджерах.
Хотелось бы обратить внимание на так называемые кастомные CRM-системы (специально разработанные системы с учётом специфических потребностей и особенностей конкретной компании). Они могут показаться оптимальным решением, так как сделаны просто с самым необходимым функционалом, без излишеств. Обычно они включают всего несколько основных модулей, как пример: трекер задач, модуль учёта материальных средств, база знаний, учёт и история клиентов и всё. Разработка такой несложной системы не займет много времени и средств, но существенно упростит и ускорит работу.
Создание подобных систем обычно происходит постепенно: сначала разрабатывается основной модуль, затем, по мере необходимости, добавляются другие модули. В итоге проект превращается в полноценную систему управления. Очень важно, найти надёжного разработчика, который резко не повысит цену на свои услуги, после разработки первого модуля или не исчезнет внезапно.
Для малого бизнеса критически важны уникальность и гибкость программных продуктов, а также их простота в использовании. Коммерческие решения не всегда соответствуют требованиям малого бизнеса из-за своей неповоротливости, сложности или высокой стоимости. Индивидуальные доработки зачастую либо невозможны, либо требуют значительных финансовых вложений.
Безусловно, многое зависит от специфики ниши, однако руководители часто не имеют возможности уделять этому вопросу должное внимание из-за своей загруженности.
